Baza danych jest to narzędzie służące do zbierania informacji. Zezwala ona przechowywać dowolne dane, jakimi mogą być informacje o produktach czy zamówieniach.
Zazwyczaj początkową formą takiej bazy jest arkusz kalkulacyjny lub lista w edytorze tekstu.
Gdy ilość informacji powiększa się, początkowo przyjęta postać zaczyna utrudniać zrozumienie takich informacji. Gdy ten problem się pojawi, należy jedynie przenieść dane do bazy danych, jaka mogłaby być utworzona przy użyciu systemu zarządzania takimi bazami. Taka budowa bazy danych jest dosyć skomplikowana. Jednak ułatwia ona magazynowanie informacji. Tylko jedna baza danych mogłaby zawierać bardzo dużo tabel. Są one trzymane w jednym pliku wraz z formularzami, makrami czy też modułami. Tabela bazy danych bardzo przypomina arkusz kalkulacyjny, gdyż dane trzymane są w kolumnach i wierszach. Poszczególne wiersze tabel określane są jako rekordy. Można by w nich przechowywać pojedyncze dane. Każdy z rekordów zawiera jedno lub więcej pól. Pola i rekordy można również porównać do katalogu bibliotecznego, w którym są zawarte karty książek. Dowolna karta to rekord bazy danych.
Źródło: http://www.flickr.com
Formularze są konieczne do tworzenia interfejsu odbiorcy. Mógłby on do niego wprowadzać oraz edytować dane. Formularz bardzo często zawiera klawisze poleceń lub odmienne kontrolki, jakie umożliwiają wykonywanie różnych zadań. Po właściwym zakodowaniu, przyciski mogłyby umożliwić określenie informacji, które pokazywane są w formularzu bądź otwieranie innych formularzy oraz raportów. Raporty bazy danych są stosowane do formatowania oraz wyświetlania danych. Raport zazwyczaj pozwala odpowiedzieć na konkretne zapytanie.
Raport możemy uruchomić w dowolnym czasie, jednak w każdym wypadku będzie on pokazywać aktualne informacje, które znajdują się w bazie danych. Zazwyczaj raporty są formatowane do ich drukowania, ale można by też wyświetlać je na ekranie lub eksportować do innych programów.